Netiquette - Verhaltensregeln für Mail-Versender

Christian Wirthensohn, christian@wirthensohn.de
06.01.2004

Als Netiquette (zusammengesetztes Wort aus Netz und Etiquette) bezeichnet man eine Auflistung von Regeln, die man für eine rücksichtsvolle Anwendung des Mediums E-Mail beachten sollte.

Im Folgenden sind die wesentlichen Punkte der im Internet zu findenden Versionen der Netiquette zusammengefasst:

Grundsätzlich
In eine unverschlüsselte E-Mail gehören nur Informationen, die Sie auch auf eine Postkarte schreiben würden!
Zum derzeitigen Stand der Technik sind Mail-Inhalte nicht vor Blicken Unbefugter sicher.
Konservativ schreiben, liberal lesen!
Eine bewährte Verhaltensregel: Seien Sie konservativ beim Versenden von E-Mails, liberal beim Empfangen. Antworten Sie nicht überhitzt auf provokante Mails (sogenannte "Flames"), auch dann nicht, wenn Sie provoziert wurden.
Lesen Sie widersprüchliche E-Mails besser mehrmals durch, vielleicht hat sich der Absender einfach nur missverständlich ausgedrückt.
Zuerst alle E-Mails lesen, dann schreiben!
Generell ist es eine gute Idee, vor dem Beantworten einer E-Mail zuerst alle ankommenden E-Mails durchzusehen. Manchmal möchten sich Personen für zuvor gesendete E-Mails (die z.B. fälschlicherweise an Sie gerichtet waren oder mehr oder weniger unüberlegt geschrieben wurden) bei Ihnen wieder entschuldigen.
Schreiben Sie immer eine Betreff-Zeile!
E-Mails sollten immer eine Betreff-Zeile ("Subject") enthalten, die eindeutig auf den Inhalt der E-Mail deutet. Ihr Empfänger wird einen eindeutigen Betreff zu schätzen wissen, wenn er Dutzende E-Mails pro Tag durchforsten muss und sofort beim Blick auf den Betreff weiß, um was es geht.
Lange E-Mails in der Betreffzeile ankündigen!
Überraschen Sie E-Mail-Empfänger nicht mit unaufgeforderten, überlangen E-Mails. Es ist eine freundliche Geste, bei überlangen E-Mails das Wort "LONG" in die Betreffzeile aufzunehmen, damit der Empfänger erkennen kann, dass es einige Zeit in Anspruch nehmen könnte, Ihre E-Mail durchzulesen und zu beantworten.
Eine E-Mail gilt ab etwa 100 Zeilen Inhalt als überlang.
Fassen Sie sich kurz!
Fassen Sie sich kurz, ohne knapp zu werden. Wenn Sie auf eine Frage antworten, fügen Sie nur soviel Originalmaterial ein, damit Ihre Antwort verstanden kann, mehr nicht. Es wirkt extrem schlecht, auf eine Frage zu antworten und dazu einfach nur den kompletten Text der E-Mail anzuhängen, der die Frage enthielt. Arbeiten Sie alle relevanten Teile heraus und antworten Sie direkt unter jeder Frage.
Bei Antworten nicht die Fragen weglassen!
Lassen Sie jedoch bei Antworten keinesfalls die Frage weg! Viele Empfänger erhalten pro Tag mehrere Dutzend E-Mails und archivieren möglicherweise nicht alle E-Mails.
Richtig zitieren!
Wenn Sie eine Nachricht beantworten, zitieren ("quoten") Sie nur die Stellen, auf die Sie sich beziehen. Auch wenn es noch so bequem geht: Das komplette Wiederholen der Nachricht ist unhöflich gegenüber dem Empfänger und aufwendig für das Netz.
Achtung: Programme wie Outlook zitieren per Grundeinstellung falsch. Ein korrektes Zitat mit Antwort sieht so aus:
```
        Sehr geehrter Herr Bauer,

        > Ich bitte um ein Angebot für eine eierlegene Wollmilchsau
        > vom Typ WMS-100.

        Der Artikel kostet bei uns 123.456,78 EUR zuzügl. Märchensteuer
        und Versand.
        
```
Maximal 72 Zeichen pro Zeile!
Pro Zeile sollten Sie maximal nur 72 Zeichen schreiben und jede Zeile mit einem Zeilenumbruch beenden. Richten Sie ggf. E-Mail-Programme so ein, dass bei ausgehenden E-Mails spätestens in Spalte 72 ein Text automatisch umgebrochen wird.
Bei Weiterleitungen Wortlaut nicht ändern!
Ändern Sie bei Weiterleitung oder nochmaligem Senden einer E-Mail nicht den Wortlaut. Veröffentlichen Sie eine private E-Mail zudem nur dann, wenn der Absender dem ausdrücklich zustimmt. Achten Sie bei Kürzungen des Textes darauf, den Wortsinn nicht zu ändern.
Bei fortschreitenden E-Mail-Diskussionen auf die Empfänger achten!
Achten Sie auf die Weiterleitungsoptionen ("CC") bei E-Mail-Diskussionen. Senden Sie E-Mails nicht weiter an mehrere Personen gleichzeitig, wenn sich die E-Mail-Diskussion zu einer Zwei-Mann-Konversation gewandelt hat.
Nehmen Sie Rücksicht auf weniger Versierte!
Nutzen Sie neue oder raffinierte Techniken nur dann, wenn Sie sicher sind, dass der Empfänger damit klar kommt. Das gilt insbesondere für das Einbeziehen von vorbereiteten Dateien, die Darstellung von nationalen Sonderzeichen (Umlauten), Verschlüsseln von Nachrichtenteilen, Senden oder Einfügen von Sprechnachrichten oder Multimedia-Dokumenten.
Vermeiden Sie HTML-Formatierung!
Möglichst vermeiden sollten Sie in Ihren E-Mails auch die HTML-Formatierung.
Viele E-Mail-Programme können HTML überhaupt nicht oder nur sehr eingeschränkt interpretieren. Manche E-Mail-Programme versenden außerdem voreingestellt eine E-Mail mit Normaltext zusätzlich in einer HTML-formatierten Version. Dies sollten Sie auf jeden Fall deaktivieren, da solche E-Mails unnötig groß werden.
Schicken Sie keine Word-Dokumente, wenn es nicht unbedingt nötig ist!
Word-Dokumente (oder Excel, etc.) sind häufig vom Empfänger nicht lesbar und können Makroviren enthalten. Außerdem sind die Druckergebnisse abhängig vom Drucker!
Wenn Sie fertig gestaltete Dokumente austauschen wollen, verwenden Sie das Acrobat-Format PDF. Mit dem Acrobat-Reader können Sie problemlos auf nahezu allen Plattformen solche Dokumente lesen, ohne vor Viren Angst haben zu müssen oder sich mit Druckereinrichtung herumärgern zu müssen.
Erzeugen können Sie dieses Format mit dem Adobe Destiller, Ghostscript und diversen TeX-Programmen. Für die meisten Mitteilungen genügt einfacher Text. Das Verschicken von Word-Dokumenten bedeutet unnötige Netzlast.
Bedenken Sie, daß nicht jeder an einem PC mit Windows arbeitet und eine passende Word-Version zur Verfügung hat, um Ihre Nachricht auch lesen zu können.
Fügen Sie nicht unüberlegt Dateien an E-Mails!
Überlegen Sie vor dem Versenden von Dateien per E-Mail, ob der Empfänger diese Datei auch wirklich möchte. Halten Sie immer die Größe Ihrer zu versendenden E-Mail im Auge. Eingefügte Grafiken oder Programme blähen eine E-Mail so auf, dass sie entweder überhaupt nicht oder nur mit massivem Ressourcenverbrauch übertragen werden kann.
Ein Anhaltspunkt für maximale Dateigröße in E-Mails sind 500 Kilobyte. Erwägen Sie bei größeren Dateien einen direkten Transfer von Computer zu Computer oder stückeln Sie eine große Datei in kleine Häppchen auf, um diese dann einzeln per E-Mail zu versenden. Beachten Sie auch, dass viele Mailserver Empfangsbeschränkungen bei bestimmten Mail-Größen haben.
Vorsicht mit widersprüchlichen Angaben und Sarkasmus!
Rufen Sie sich immer ins Gedächtnis, dass ein Empfänger Ihrer E-Mail ein Mensch ist, der möglicherweise andere Vorstellungen über Kultur, Sprache und Humor hat. Insbesondere Datumsformate, Maßeinheiten und Redewendungen sind sprachlich oft schwer übersetzbar. Seien Sie besonders vorsichtig mit Sarkasmus.
Nutzen Sie Groß- und Kleinschreibung!
Nutzen Sie Groß- und Kleinschreibung. REINE GROSS-SCHREIBUNG WIRKT SO, ALS OB SIE SCHREIEN WÜRDEN, konsequente kleinschreibung zeugt von bequemlichkeit.
Benutzen Sie Symbole für Betonungen!
Wenn Sie etwas betonen möchten, sollten Sie die entsprechenden Satzteile in Sternchen setzen ("Das *ist*, was ich meine"). Nutzen Sie Unterstriche davor und dahinter, um etwas zu unterstreichen ("_Krieg und Frieden_ ist mein Lieblingsbuch").
Zeigen Sie Ihre Stimmungen!
Benutzen Sie Emoticons (Smilies), um Ihren Tonfall zu zeigen, aber benutzen Sie sie sparsam. Nehmen Sie aber nicht an, dass das Vorkommen eines Emoticons automatisch den Empfänger Ihrer E-Mail glücklich stimmt oder einen beleidigenden Kommentar vom Tisch wischt.
Ebenfalls unpassend sind Emoticons meistens in geschäftlicher Post.
Informieren Sie den Absender, wenn die Beantwortung seiner Fragen länger dauert!
Wenn Sie der Meinung sind, dass eine E-Mail besonders wichtig ist, Sie aber für die Beantwortung Zeit benötigen, so benachrichtigen Sie den Absender, dass Sie seine E-Mail bekommen haben und Sie diese demnächst ausführlich beantworten werden.
Fügen Sie Ihren E-Mails eine Signatur an!
Machen Sie es dem Empfänger leichter: zwar setzen alle E-Mail-Programme Ihre Absenderadresse automatisch in den Nachrichtenkopf jeder abgesendeten E-Mail, jedoch sollten Sie am Fußende Ihrer E-Mails Informationen über sich anfügen (mindestens Name, Wohnort, E-Mail- und evt. WWW-Adresse).
Dies wird von vielen E-Mail-Programmen auch schon ermöglicht - diese Funktion nennt sich "Signatur".
Blähen Sie Ihre Signatur nicht unnötig auf!
Die Signatur sollte im Regelfall nicht größer als vier Zeilen und auf keinen Fall größer als die übermittelte Nachricht sein. Sie braucht keine Informationen zu enthalten, die bereits an anderer Stelle in der E-Mail stehen. Tolle Signaturen ("ASCII-Malereien") nutzen sich im Wiederholungsfall in ihrer Wirkung ohnehin stark ab. Sie stellen eine unnötige Basislast dar.
Ebenfalls lästig und unhöflich sind elend lange 'Disclaimer', die darauf hinweisen, dass die Mail geheim ist und nur den Empfänger etwas angeht.